Hoe Bespoq omgaat met je gegevens

1. Wie is verantwoordelijk

Bespoq (handelsnaam, KvK 99949814), gevestigd in Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor vragen kun je terecht bij info@bespoq.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Via het contactformulier op deze website: je naam, je e-mailadres, optioneel je telefoonnummer, het onderwerp/de gekozen dienst, en de inhoud van je bericht.

Daarnaast houdt de server tijdelijk bij vanaf welk IP-adres berichten worden verstuurd, om te voorkomen dat het formulier door geautomatiseerde systemen wordt volgespamd. Dat gebeurt alleen in het werkgeheugen, wordt binnen een minuut gewist en nooit gekoppeld aan je bericht. Grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging en beschikbaarheid van de website.

Als je een andere taal kiest, onthoudt je browser die keuze op je eigen apparaat. Daar staat alleen een taalcode in, geen identificatie, en het wordt niet naar ons verstuurd. Zie het cookiebeleid. Verder verzamelen we geen persoonsgegevens via deze site.

2a. Als je je aanmeldt voor het portaal

Meld je je via de aanmeldpagina aan voor een abonnement, dan verwerken we je bedrijfsnaam, je voor- en achternaam, je e-mailadres, het pakket dat je kiest, of je er een website bij neemt, en het aantal mensen dat gaat inloggen. Die gegevens gaan naar het portaal van Bespoq, waar je bedrijf en je account worden aangemaakt, en naar de betaaldienst voor de betaling. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

We leggen daarbij ook vast dát je akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst: welke versie, op welk moment en vanaf welk IP-adres. Dat is nodig om te kunnen aantonen dat die stukken je vóór het sluiten van de overeenkomst zijn voorgelegd, en het is dus een wettelijke bewijsplicht en geen extra gegeven dat we voor onszelf bewaren.

Als je de aanmelding niet afmaakt, blijft hij als onafgeronde aanmelding staan en sturen we je daarover hoogstens drie herinneringen: na een uur, na twee dagen en na een week. Daarna houdt het op. Elke herinnering heeft een afmeldknop waarmee je er direct af bent, en die staat ook op de aanmeldpagina zelf vermeld voordat je op betalen drukt. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om een begonnen bestelling af te maken. Als je niet reageert, verwijderen wij de onafgeronde aanmelding na dertig dagen.

Wat je daarna zelf in het portaal invoert - je klanten, je uren, je facturen - is iets anders. Daarvan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en Bespoq de verwerker; hoe daarmee wordt omgegaan staat in de verwerkersovereenkomst die bij je abonnement hoort.

3. Waarvoor we deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om te reageren op je contactaanvraag.

4. Hoe het contactformulier technisch werkt

Wanneer je het formulier verzendt gaan er twee dingen tegelijk gebeuren. Je bericht wordt via een beveiligde serververbinding verwerkt door Resend, een e-mailserviceprovider, en van daaruit doorgestuurd naar de mailbox van Bespoq (info@bespoq.nl). Daarnaast wordt je bericht sinds september 2026 als aanvraag opgeslagen in het klantsysteem van Bespoq, in een database bij Neon (Europese Unie). Dat laatste is nieuw: in een mailbox raakt een aanvraag zoek en is niet meer terug te zien of er al gereageerd is; in het systeem staat hij met een status.

We nemen technische maatregelen om misbruik van het formulier te beperken, zoals eenvoudige controles tegen geautomatiseerde (bot-)inzendingen en een limiet op het aantal berichten dat achter elkaar verzonden kan worden.

5. Bewaartermijn

Berichten die je stuurt komen aan in de reguliere mailbox (info@bespoq.nl) en als aanvraag in het klantsysteem. Ze worden bewaard zolang nodig is voor de afhandeling van je aanvraag en voor de klantrelatie die er eventueel uit voortkomt, of totdat je verzoekt ze te verwijderen.

6. Delen met derden

Twee partijen komen met je gegevens in aanraking:

• Resend - verwerkt de inhoud van je bericht om het af te leveren in de mailbox van Bespoq.
• Vercel - host deze website en het klantsysteem, en verwerkt daarbij technische gegevens zoals je IP-adres, wat onvermijdelijk is om een pagina te kunnen afleveren.
• Neon - levert de database waarin je aanvraag als klantgegeven wordt opgeslagen. De gegevens staan in de Europese Unie.
• Mollie - verwerkt de betaling als je je via deze website aanmeldt voor een abonnement. Mollie is in Nederland gevestigd.

Verder delen we je gegevens niet met derden, behalve wanneer dat wettelijk verplicht is. We verkopen geen gegevens.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Resend en Vercel zijn in de Verenigde Staten gevestigd en verwerken daar gegevens. Neon verwerkt in de Europese Unie en Mollie is in Nederland gevestigd; voor die twee is er geen doorgifte. Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco) is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en heeft daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in zijn verwerkersovereenkomst opgenomen. Vercel baseert doorgifte op diezelfde standaardcontractbepalingen. Dat zijn de door de Europese Commissie erkende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG.

8. Cookies en tracking

Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen Google Analytics en heeft geen ingesloten onderdelen van andere bedrijven die uit zichzelf laden. Wat er zonder meer op je apparaat wordt bewaard, zijn drie voorkeuren: je taalkeuze, je antwoord op de cookiebalk en dat je de opening met het woordmerk al hebt gezien. In geen van drieën staat iets waaraan je te herkennen bent.

Er draait wel een eenvoudige bezoekersteller (Vercel Web Analytics), maar die laadt alleen als je daar toestemming voor geeft. Hij plaatst geen cookies, bewaart je IP-adres niet en bouwt geen profiel op. Wat hij precies meet en hoe je je toestemming weer intrekt staat in het cookiebeleid.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Neem hiervoor contact op via info@bespoq.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.